Sia le imprese che i liberi professionisti spesso lamentano il ritardo dei pagamenti dei propri clienti, causato ad esempio da una difficoltà economica. Ma come si effettua il sollecito di un pagamento? Qual è la procedura da seguire?
Quando avviene un ritardo di pagamento è importante tutelare i propri interessi ricorrendo quindi a procedure di recupero crediti e per farlo si deve ricorrere ad un sollecito di pagamento, ovvero, quel documento dove sono indicati gli estremi del debito. Approfondiamo l’argomento.
Quando si deve sollecitare il pagamento?
Prima di procedere con la lettera di sollecito pagamento bisogna ricordare quali sono le caratteristiche fondamentali che ogni fattura deve avere. La fattura è il documento che permette di dare informazioni inerenti al debito insoluto ma anche i termini di pagamento concordati. Per essere considerata valida deve avere tutti i dati che sono relativi al creditore e al debitore, e quindi anche la ragione sociale, la residenza e la partita IVA. Ma ciò non basta; bisogna anche indicare in fattura la descrizione dettagliata del bene che è stato ceduto oppure del servizio che è stato fornito.
In generale, per l’acquisto sia di beni che di servizi la legge prevede che il termine di pagamento è di 30 giorni dalla ricezione del documento. In casi specifici, invece, il termine è di 60 giorni. Al termine dei 30 o dei 60 giorni, il fornitore ha tutto il diritto, per legge, di sollecitare il pagamento di quella fattura che risulta insoluta.
Fattura scaduta: come bisogna comportarsi?
Se le fatture risultano ancora da pagare, il fornitore può inviare un sollecito di pagamento, ovvero, richieste di pagamento ufficiali nel quale sono indicati gli estremi del debito.
Primo sollecito di pagamento
Una fattura che non risulta pagata oppure che è scaduta, invita il creditore a richiedere il pagamento. Prima di agire però per vie legali la prassi prevede di inviare una lettera di sollecito. Il primo sollecito è una richiesta informarle che viene fatta dal creditore per ricordare al debitore di saldare il debito. Nella lettera vengono ricordati il numero della fattura, l’importo e modalità di pagamento. Se l’importo richiesto supera i 77,47 euro bisogna apporre una marca da bollo di 2 euro; se l’importo è inferiore non è necessaria. Chi intende avere sotto controllo i pagamenti dei clienti e cerca un modello già precompilato può optare per un software per sollecito di pagamento.
Secondo sollecito di pagamento
Il secondo sollecito di pagamento non è altro che un’e-mail che rafforza il tono del primo. Viene inviato solo se il pagamento non è pervenuto. Il creditore, in tale comunicazione, esprime in modo deciso la sua richiesta ed indica che se non avverrà il pagamento, si ricorre per vie legali.
In questa seconda lettera, oltre ad indicare il numero della fattura, la data del primo sollecito è necessario anche aggiungere gli estremi del debito. Si consiglia di inviare tale comunicazione tramite una PEC – posta elettronica certificata.
Ultimo sollecito di pagamento
Con l’ultimo sollecito di pagamento, il creditore comunica al debitore che dal quel momento potrà rivolgersi al suo studio legale. In questa lettera viene anche indicato l’inizio della decorrenza degli interessi moratori e l’obbligo del debitore di effettuare il pagamento.
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