Gestionale fatture elettroniche: le caratteristiche indispensabili

A partire dal 2019 è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per le imprese e dalla metà del 2022 abbiamo assistito all’estensione della normativa anche per i contribuenti in regime forfettario con utili oltre i 25.000 euro annui.

L’obbligo di fatturazione elettronica ha portato negli anni sempre più attività imprenditoriali di ogni forma e dimensione ad adattarsi velocemente a una transizione digitale, implementando software fatture elettroniche in grado di fornire tutti gli strumenti utili per la creazione, trasmissione e conservazione delle fatture secondo le normative vigenti. 

Il miglior software per la gestione delle fatture elettroniche può essere gratuito o a pagamento, deve adattarsi perfettamente alle esigenze dell’attività e deve rispettare uno specifico iter di procedure per poter essere considerato uno strumento a norma di legge (ad esempio, la conservazione dei documenti fino a 10 anni e specifici standard di sicurezza).

Ma come è possibile capire se un software di fatturazione elettronica è adatto o meno alla propria attività professionale? Ci sono delle caratteristiche del programma a cui prestare attenzione, che analizzeremo nei prossimi paragrafi.

Gli elementi principali di un gestionale fatture elettroniche

Un tradizionale software per fatture elettroniche deve garantire la creazione dei documenti e la loro trasmissione al Sistema di Interscambio nel formato XML (eXtensible Markup Language), la tipologia di documento accettata dal sistema di ricezione e monitoraggio dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica deve contenere al suo interno la firma elettronica del titolare che garantisce l’autenticità del documento e questa deve poter essere aggiunta all’interno del gestionale fatture elettroniche sin dal suo primo utilizzo.

Per la verifica dello stato di emissione delle fatture è necessario che il software disponga di una funzione in grado di controllare: l’esito positivo dell’emissione al Sistema di Interscambio, l’effettiva consegna con ricevuta di recapito e l’eventuale esito negativo con identificazione dell’errore.

Quali sono le funzionalità smart consigliate?

Un buon gestionale fatture elettroniche deve poter operare su qualsiasi dispositivo, dal computer aziendale al pc portatile e tramite app per smartphone, accettando qualsiasi sistema operativo. 

L’operatività di un software gestionale in modalità offline, ad oggi, non è più considerata una funzionalità avanzata. L’accesso al programma deve essere sicuro e garantito a tutti gli account o dispositivi autorizzati, in genere i programmi di fatturazione permettono di aggiungere fino a 5 account per la gestione delle fatture. 

La fruizione del software deve risultare graficamente intuitiva e supportata da un servizio di supporto clienti sempre disponibile e pronto a risolvere eventuali problemi. 

Le funzionalità considerate avanzate semplificano la gestione della contabilità aziendale sia da mobile che in sede, facilitano la collaborazione con intermediari e commercialisti grazie all’invio semplificato delle fatture e dei documenti contabili, mostrano grafici e statistiche intuitive, analizzano i dati e permettono di automatizzare la compilazione dei documenti e il calcolo dei costi aggiuntivi (% IVA, imposte, marche da bollo).
Tra le principali caratteristiche indispensabili di un software gestionale troviamo il Cloud incluso nelle diverse soluzioni proposte: lo spazio e il costo variano principalmente in base al tipo di attività svolta, alla quantità di fatture da gestire mensilmente e allo spazio necessario per la conservazione.

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