Capita più spesso di quanto si pensi, che alcune aziende debbano fronteggiare problemi di solvibilità da parte dei loro clienti. Il problema dei crediti in sospeso, se affrontato con sufficienza e superficialità, può generare seri problemi di liquidità per i creditori. Allo stesso tempo, la necessità da parte dei debitori di procedere quanto prima al pagamento di debiti non saldati potrebbe portare all’accensione di prestiti che, a loro volta, andrebbero a generare costi aggiuntivi e interessi passivi.
Ogni azienda segue politiche e procedure diverse quando si tratta di riscuotere i pagamenti in sospeso legati a beni o prestazioni fornite, partendo dallo strumento più semplice e immediato ovvero il sollecito di pagamento.
Cosa è il sollecito di pagamento
Il sollecito di pagamento è un documento formale che ti permette di richiedere al cliente, in modo professionale, il pagamento di una fattura i cui termini di pagamento sono ormai scaduti. Che si tratti di aziende, liberi professionisti, negozianti o dipendenti, è importante sapere come redigere una lettera di sollecito affinché questo documento sia legalmente valido e possa così portare al pagamento degli insoluti da parte del cliente/debitore.
Come fare un sollecito di pagamento
Nello specifico la lettera di sollecito deve contenere tutte le informazioni necessarie relative al credito richiesto;
- dati anagrafici del mittente (creditore);
- dati anagrafici del destinatario (debitore);
- riferimenti al credito vantato come il numero, la data e la scadenza della fattura emessa per il bene o servizio fornito;
- la nuova scadenza per il saldo del debito;
- le modalità di pagamento accettate;
- data e il luogo, informazioni importanti nel caso il primo sollecito di pagamento non vada a buon fine e si debba ricostruire la sequenza cronologica delle richieste di pagamento.
Con il diffondersi poi della fatturazione elettronica e il ricorso, da parte delle aziende, a software online per la gestione della contabilità fare sollecito di pagamento è diventato ancora più semplice e immediato, con tutti i dati e le informazioni sopra elencate generate automaticamente da questi programmi.
Infatti, basta recarsi nella schermata del programma in cui sono elencate tutte le fatture emesse e individuare quelle che non sono state pagate e i cui termini di pagamento sono ormai stati superati.
Solitamente le fatture inevase vengono evidenziate con determinati colori o con alert visivi, senza dimenticare che si possono impostare dei messaggi e dei promemoria non appena si va oltre la data di scadenza e un pagamento diventa insoluto.
A questo punto, cliccando sul menu contestuale relativo, si potrà procedere alla creazione del sollecito di pagamento, con il software che realizzerà automaticamente una lettera di sollecito contenente tutti i dati e le informazioni necessarie. In questo frangente è possibile modificare la lettera inserendo dati aggiuntivi o cambiandone il tono, magari rendendolo più amichevole e informale nell’eventualità in cui si tratti del primo sollecito.
L’utilizzo di moderni strumenti informatici ha reso più agevole anche l’invio del sollecito di pagamento senza far ricorso alla classica raccomandata con ricevuta di ritorno. Basterà, infatti, utilizzare il servizio di Posta Elettronica Certificata, fermo restando che la lettera di sollecito deve essere recapitata PEC a PEC, dato che il normale invio tramite e-mail classica non ha valore legale.
